فایل مارکت

تحقیق سازمان ثبت اسناد و املاك كشور

– مقدمه

سازمان ثبت اسناد و املاك كشور بعنوان يكي از كهن ترين دستگاههاي اداري از جمله نهادهاي حاكميتي است كه اعتبار بخشي ، تثبيت و حمايت از حقوق مالكيت مشروع و قانوني اشخاص حقيقي و حقوقي جامعه را بر عهده داشته و با مشاركت در تنظيم روابط و مناسبات اقتصادي و اجتماعي شهروندان در جهت استقرار و تقويت عدالت و امنيت اقتصادي و اجتماعي كشور نقش موثري را ايفا مي نمايد. از طرفي اين سازمان به جهت مجموعه وظايف و ماموريتهاي قانوني خود در ايجاد بسترهاي لازم براي توسعه اقتصادي و اجتماعي كشور نقش بسزايي داشته و به نوعي مي توان ثبت را زمينه ساز توسعه پايدار كشور در نظر گرفت. نظام و ساختار اوليه سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در نوع خود نسبتا” مترقي بوده و از ابتداي تاسيس بخشي از وظايف اجرايي آن بر عهده نهادهاي تخصصي مدني ( دفاتر اسناد رسمي و دفاتر ازدواج و طلاق ) گذشته شده است . اين دفاتر داراي استقلال مالي بوده و بصورت خصوصي اداره مي شوند . اما  انتخاب و گزينش سر دفتران (مديريت دفاتر) توسط سازمان انجام مي گيرد و همه فعاليتهاي آنها منطبق بر قوانین مربوطه و تحت نظارت و مطابق با چهارچوب و سياستهاي ابلاغي از سوي سازمان و واحدهاي ثبتي انجام مي شود.

مرور سريع برنامه چهارم توسعه كشور حاكي از آن است كه  در این برنامه تكاليف مهم و زیادی بر عهده سازمان سازمان ثبت اسناد و املاك كشور گذاشته شده است ، كه بيانگر نقش مهم سازمان در توسعه پايدار كشور و ايجاد امنيت اقتصادي و اجتماعي ميباشد. صدور اسناد مالكيت اراضي كشاورزي و بافت مسكوني روستايي ، طراحي نظام جامع حقوق مالكيت معنوي در سطح ملي و بين الملي ، تهيه پايگاه اطلاعات مكاني و مالكيتي و نوسازي و مكانيزاسيون ثبت به منظور ارتقاء  اثربخشي آن از جمله تكاليف مربوط به سازمان ثبت در برنامه چهارم توسعه مي باشد.

در برنامه دوم توسعه قضايي نيز به اهدافي از قبيل پيش گيري از وقوع جرم و ايجاد بهداشت قضايي ، احياي حقوق عامه ، افزايش دسترسي به عدالت ، بهره مندي از سرعت ، دقت و صحت  به منظور ارائه بهتر خدمات و افزايش رضايتمندي مردم از طريق بكارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات و اصلاح ساختار اداري و قضايي و افزايش نهادهاي مدني تخصصي و بهره مندي از مشاركتهاي مردمي توجه ويژه اي شده و سازمان هاي تابعه و از جمله سازمان ثبت موظف به اجراي آنها شده اند .

سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در حال حاضر داراي 382 واحد ثبتي ( به طور متوسط به ازاء هر  000 180 نفر يك واحد ثبتي ) در سراسر كشور بوده و جمعا” 7714 نفر پرسنل در بخش هاي ستادي و اجرايي آن مشغول بكار هستند كه با توجه به ساختار تشكيلاتي مصوب سازمان ، در حال حاضر قريب به 33 درصد از پستهاي سازماني خالي هستند . تحليل آماري نشان مي دهد به ازاء هر صد هزار نفر جمعيت كشور جمعا”  5/10 نفر كارمند ثبتي وجود دارد . همچنين در سراسر كشور 3198 دفتر ازدواج و طلاق و تعداد 3256 دفتر خانه اسناد رسمي داير بوده و تحت نظارت سازمان ، خدمات مرتبط به امور ثبتي را به مردم ارائه مي كنند .

بررسي آماري ساختار و تركيب نيروي انساني سازمان نشان مي دهد كه از مجموع 7714 نفر پرسنل موجود ، 3/65 درصد آنها بصورت استخدام رسمي ، 7/29 درصد پيماني و 5  درصد  نيز  بصورت قراردادي با سازمان همكاري مي كنند .  همچنين از لحاظ شاخص تحصيلات 6/9 درصد پرسنل داراي مدرك تحصيلي زير ديپلم ، 5/40 درصد ديپلم ، 6/9 درصد فوق ديپلم و 3/40 درصد داراي مدرك ليسانس و بالاتر هستند . در ضمن نسبت شاغلين زن به مرد در سازمان 1 به 4 مي باشد . تركيب سابقه خدمتي پرسنل سازمان نيز بيانگر معضلاتي در اين بخش مي باشد. بعبارت ديگر 5/46 درصد از پرسنل سازمان كمتر از 10 سال سابقه دارند ، 40 درصد بين 10 تا 20 سال ، 5/9 در صد 20 تا 30 سال و 4 درصد از شاغلين سازمان نيز داراي بيش از 30 سال سابقه هستند . همانطور كه ملاحظه مي گردد به سبب عدم جذب نيروي انساني در فاصله سالهاي دهه 60 تا اول دهه 70 خلاء جدي ميان سنين خدمتي نزديك به سن بازنشستگي و بالاتر از آن با سنين مياني و ابتدايي خدمت بروز كرده و اين مسئله باعث شده است در ارتقاء طبيعي كاركنان در مسير شغلي آنها خلل ايجاد شود .

عليرغم ثابت ماندن نسبي پستهاي سازماني و همچنين رشد محدود نيروي انساني به نسبت سالهاي قبل از انقلاب رشد فعاليتها و تقاضاهاي خدمات ثبتي بسيار سريع و قابل توجه بوده است . هم اكنون قريب به 21 ميليون پرونده ثبتي ملكي در سراسر كشور از ابتداي فعاليت سازمان تشكيل گرديده كه به جهت ماهيت پرونده هاي ثبتي هيچوقت مختومه نمي شوند . در ضمن نرخ رشد پرونده ها در سالهاي اخير نيز ساليانه بيش از 5 درصد( 1200000 پرونده در سال) بوده است . با توجه به شاخص هاي مثبت توسعه اي كشور از جمله افزايش فعاليتهاي اقتصادي مردم ، رشد فرهنگ مالكيت گرايي و افزايش بورس بازي زمين و مستغلات ، رشد جمعيت و توسعه تقسيمات كشوري ، افزايش دفاتر اسناد رسمي (كه باعث افزايش فعاليتهاي نظارتي و هدايتي سازمان شده است) ، تشديد فعاليت و حضور در معاهدات بين المللي از جمله عضويت در WIPO و بسياري عوامل ديگر ، باعث شده است در سالهاي گذشته حجم فعاليتهاي سازمان رشد قابل توجه اي داشته باشد .

به بيان آماري ضريب افزايش حجم فعاليتهاي سازمان در پنج سال گذشته بطور متوسط سالانه بيش از 20 درصد رشد را نشان مي دهد . بعنوان مثال در بخش صدور اسناد مالكيت كه عمده ترين فعاليت سازمان محسوب مي شود ، در سال 1379 بالغ بر 697477 فقره و در سال 1383 افزون بر 1301386 فقره سند مالكيت شهري در واحدهاي ثبتي سراسر كشور صادر شده است ( حدودا” 20 درصد رشد بطور ساليانه) و اين در حاليستكه علاوه بر رشد طبيعي فعاليتهاي سازمان ، افزوده شدن تكاليف جديد براي سازمان از جمله تكاليف برنامه چهارم توسعه كشور شامل مواد  18و 133 در خصوص صدور اسناد مالكيت براي اراضي مسكوني و غير مسكوني روستاها كه خود به خود جمعيت متقاضي ثبتي را به دو برابر ميزان فعلي افزايش مي دهد ، شاهد افزايش تصاعدي تقاضاهاي خدمات ثبتي خواهيم بود . بنابراين سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در شرايط فعلي يكي از پر ارباب رجوع ترين دستگاههاي اجرايي كشور محسوب مي شود و اين روند در آينده نيز با شدت بيشتري ادامه پيدا خواهد كرد و در صورت عدم چاره انديشي درست و در غياب حمايت و پشتيباني دولت حتي شاهد بحران در اين زمينه خواهيم بود .

مديريت جديد سازمان كه تقريبا” از اواسط سال 1383  مسووليت اداره و راهبري سازمان را بر عهده گرفته است ، به منظور حل مشكلات و معضلات موجود ، پاسخگويي موثر به خواسته ها و نيازمنديهاي مردم و پيشگيري از بحران فوق الذكر و با ملاحظه اهداف آرماني مندرج در سند چشم انداز بيست ساله و مسووليت ها و تكاليف در نظر گرفته شده در برنامه چهارم توسعه افتصادی , اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ايران و همچنين در نظر گرفتن اهداف ، برنامه ها و سياستهاي تعيين شده در برنامه پنج ساله دوم توسعه قضايي (كه به چشم‌اندازهاي سرعت، دقت و صحت در رسيدگي به پرونده‌ها تاكيد داشته و استفاده از منابع انساني مسووليت‌پذير، آگاه و كارآمد و جلب مشاركتهاي مردمي و نهادهاي شبه ‌قضايي براي رسيدگي به پرونده‌ها با به كارگيري فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات را توصيه مي نمايد ) ، چشم انداز و اولين برنامه راهبردي خود را تدوين و به تصويب رياست محترم قوه قضاييه و سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور رسانده است. در ضمن به منظور اجرايي كردن برنامه راهبردي سازمان ، برنامه جامع عمليات مديريت راهبردي سازمان نيز تهيه و به سازمان مديريت و برنامه ريزي ارائه شده است .

محور برنامه راهبردي پنج ساله سازمان ، تحقق و استقرار ثبت نوين و الكترونيكي به منظور ارائه بهترين خدمات ثبتي به مردم است . به منظور فراهم سازي زمينه هاي لازم جهت اجراي موفقيت آميز برنامه راهبردي سازمان و در قالب برنامه هاي كوتاه مدت ، مديريت سازمان در طول سال اول مسوولیت خود در اداره سازمان ، اقدامات و فعاليتهاي مهمی را انجام داده است که عناوین این برنامه ها و اقدامات اجرایی در انتهای این گزارش ( پیوست یک گزارش ) آورده شده است .

در ادامه این گزارش ، عملکرد سازمان در شش ماهه دوم سال 1384 که به گونه ای استمرار فعالیتهای توسعه ای و تحول گرایانه در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد به صورت خلاصه و اجمالی آورده خواهد شد. لازم به ذکر است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در سال 1385 ، توسعه و پیاده سازی “نظام ثبت رایانه ای” را مهمترین هدف سازمانی خود در نظر گرفته است. ثبت رایانه ای بعد از مرحله اولیه “بستر سازی و  ایجاد آمادگی های لازم سازمانی و فرهنگی” ، دومین مرحله از فرآیند اصلاح سیستم ثبت اسناد و املاک کشور بوده و پیش نیاز اجرای “طرح ملی ایجاد نظام جامع ثبت نوین و الکترونیکی” خواهد بود .

در خاتمه ضمن تشكر و سپاسگزاري از توجه خاص حضرتعالي نسبت به توسعه و رشد و شكوفايي سازمان ثبت اسناد و املاك كشور ، استدعا دارد اين سازمان را مستظهر به حمايتها و پشتيباني هاي حكيمانه خود در مسير توسعه قضایی ، توسعه پايدار كشور و خدمت به مردم و نظام جمهوري اسلامي ايران  بفرماييد .

1- اهداف راهبردی سازمان

مدیریت سازمان اهداف راهبردی خود را در دو حوزه به شرح زیر تقسیم بندی و سعی کرده است در راستای تحقق آنها فعالیتهای توسعه ای و برنامه ریزی شده ای را به مرحله اجرا بگذارد .

الف- اهداف استراتژيك محوري ( حوزه هايي براي توسعه سازمان ‌)

اين اهداف ناظر بر توسعه واقعی سازمان بوده و چشم انداز ترسيم شده برای سازمان در برنامه راهبردی را محقق می سازند . اين اهداف تا پايان برنامه راهبردی مبنای برنامه ريزی و فعاليت واحدهای سازمانی خواهد بود . همچنين براي عملي ساختن اين اهداف , بررسي ، تحقيق و شناسايي رهيافت ها , راه كارهاي و برنامه های مناسب ، پيش نياز تهيه طرح ها و پروژه هاي مربوطه خواهد بود .

ب- اهداف كيفي  وابسته به وظايف بخشها  

منظور از اهداف كيفي وابسته به بخشها ، بهبود متناوب شاخص هاي عملكردي سازمان در بخش هاي ستادي ، پشتبباني و اجرايي است . هر كدام از اين اهداف متناظر با يك يا چند واحد سازماني ستادي يا اجرايي بوده و به وسيله طراحي و اجرای متناوب و مستمر طرحها و برنامه هاي مناسب محقق خواهند شد .

لازم به ذکر است در انجام برنامه ریزیها و اجرای طرحهای مختلف و جهت تحقق اهداف فوق الذکر ، علاوه بر ملحوظ کردن سیاستهای کاری تعیین شده در برنامه راهبردی سازمان ، رسیدگی به استانهای محروم ، جلب مشارکت سازمانی ، ارتقاء انگیزش نیروی انسانی ، پيشگيری از وقوع جرم ، قضا زدایی ، کاهش مراجعات مردم به ثبت ، تکریم ارباب رجوع ، پاسخگو بودن سیستم  و … مورد توجه و تاکید مدیریت سازمان بوده است .

تحقیق سازمان ثبت اسناد و املاك كشور