کاراموزی سيستم انبار و خريد در شركت تجهيزات ايمني راهها
پيشگفتار
منظور از طرح سيستم اطلاعاتي انبار در كارخانه ، بطور كلي ايجاد روشي سيستماتيك و منطقي است براي اجراي عمليات مربوط به كالاهاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات .
جزئيات سيستمهاي طرح شده در واحدهاي مختلف صنعتي با توجه به نوع فعاليت و سازمان داخلي آنها ممكن است با يكديگر تفاوت داشته باشد ولي نتايج زير از طرح هر سيتم اطلاعاتي انبار عايد مي گردد :
- ايجاد رابطه هاي بهتر و منطقي تر در داخل كارخانه براي تبادل اطلاعات .
- تسريع عملكرد قسمتهاي مختلف به كمك طرح فرمهاي مناسب .
- انجاد كنترلهاي بهتر در كارخانه .
- كمك به شناسائي بهتر كالاهاي موجود در انبار با توجه با تنوع آنها .
- طرح فرمهاي مناسبتر براي نگهداري حساب موجوديهاي انبار ( مثل كـارت انبـار و… ) .
- طرح فرمهاي بهتر براي نقل و انتقالات كالاهاي موجود انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار و …. ) .
- نگهداري اطلاعات بروز درآمده از وضع موجوديهاي انبار كه در مقاطع مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد ( مثلاً براي محاسبه قيمت تمام شده و …. ) .
- سفارش به موقع كالا و به ميزان مورد نياز به آن .
- افزايش اطلاعات مديريت از ميزان كالاهاي موجود در انبار ، مصرف آنها و مسائل مشابه .
- ايجاد اطمينان در مديريت از عدم وجود سوءاستفاده در موجوديهاي انبار .
- كاهش اشكالات احتمالي ناشي از غيبت افراد شاغل در سيستم ، بخصوص انباردار .
- كاهش هزينه ها و كارهاي زائد اداري از طريق حذف فرمها و يا عمليات غيرضروري.
- شناسائي كالاهائي كه بعلل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقيمانده اند و سبب اتلاف فضاي انبار و راكد نگهداشتن قسمتي از سرمايه كارخانه ميشوند.
فصل اول کليات
تاريخچه شركت
نگاهي اجمالي به سيستم انبار و خريد در شركت ساختماني تيراژ و همچنين توضيحاتي مختصر در مورد تاريخچه شركت و اهداف آن :
شركت ساختماني تيراژدر سال 1345 هجري شمسي تأسيس گرديد ، با توجه به سوابق اين شركت مي توان به عملكرد اين شركت در سالهاي اوليه فعاليت اشاره كرد ، از عمده ترين اهداف اصلي اين شركت كارهاي پيمانكاري راهسازي است و در حال حاضر توليدات اين شركت شامل گاردريل كنار جاده ، علائم راهنمائي و رانندگي ، علائم هشداردهنده بازتاب ( رفلكترر ) ، گابيون و … ميباشد .
سهام اين شركت تماماً متعلق به دولت ميباشد و زير نظر وزارت راه و ترابري اداره مي گردد .
انبارها
اين شركت داراي هشت انبار ميباشد كه عبارتند از :
1- انبار مواد اوليه 2- انبار ضايعات 3- انبار لوازم يدكي 4- انبار كالاي تجاري 5- انبار محصول 6- انبار ابزار مصرفي 7- انبار سوخت 8- انبار متفرقه .
نقشه هوائي و موقعيت فيزيكي اين انبارها پيوست ميباشد .
كدينگ در شركت ساختماني تيراژ
كدينگ اقلام انبارها در اين شركت ، شامل 10 رقم مي باشد كه رقم اول و دوم از سمت چپ كد كالا ، بيانگر نوع انبار ميباشد ، يعني انبار مواد اوليه با پيش شماره 11 انبار ضايعات با پيش شماره 12 ، انبار لوازم يدكي با پيش شماره 21 ، انبار كالاهاي تجاري با پيش شماره 41 ، انبار محصول با پيش شماره 51 و انبار ابزار مصرفي با پيش شماره 62 ، انبار سوخت با پيش شماره 81 و انبار متفرقه با پيش شماره 91 شروع مي شوند .
پس از دو رقم اول از سمت چپ چهار رقم بعدي صرفاً براي گسترش انبار براي آينده پيش بيني شده است و به اصطلاح باز مي باشد و پس از آن رقم هفتم و هشتم نشانگر نوع جنس كالا مي باشد و در آخر دو رقم پاياني بيانگر واحد شمارش يا اندازه گيري كالا ميباشد . يعني اگر دو رقم آخر كد كالايي 01 باشد واحد اندازه گيري آن كالا كيلوگرم است و همچنين 02 نشانگر عدد ، 03 متر ، 07 ليتر ، 08 قوطي ، 09 يارد ، 10 دست ، 12 جلد ، 13 اصله ، 14 جين ، 15 شاخه و 16 رول ميباشد .
بعنوان مثال اگر كد كالايي 6202400402 باشد از رقم 62 مشخص مي شود كه اين كالا در انبار ابزار مصرفي ميباشد و اعداد 0240 باز ميباشد و اعداد 04 نشانگر نوع ابزار مثلاً سنگ برش ميباشد و اعداد 02 نشانگر اين است كه واحد شمارش اين كالا عدد ميباشد .
نحوه ورود و خروج كالا از انبار
نحوه ورود جنس به انبار
در شركت « شركت ساختماني تيراژ » ورود كالا به انبار بدين صورت است كه استفاده كننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مانند مصرفي بودن ، ملزومات ، مواد اوليه و … فرمي به نام درخواست كالا تنظيم مينمايد و با ذكر نام خود و نام واحد درخواست كننده ، شرح و تعداد جنس مورد نياز خود را اعلام مي نمايد و پس از استعلام از انبار مبني بر نبود اين جنس در انبار ، جهت خريد به واحد تداركات ارجاع مي گردد . واحد تداركات نيز پس از طي مراحل قانوني ( دريافت استعلام بها ، پيش فاكتور و … ) نسبت به خريد جنس مورد نظر اقدام مي نمايد و جنس خريداري شده وارد انبار شده و براي آن رسيد انبار صادر مي شود . رسيد انبار در سه نسخه ( يك نسخه 3 برگي ) تنظيم مي گردد كه يك نسخه از اين برگها نزد آورنده جنس ( تحويل دهنده ) ، يك نسخه نزد تحويل گيرنده ( انبار ) و نسخه ديگر هم به همراه فاكتور ، درخواست خريد ، استعلام بها و غيره جهت ثبت و تنظيم سند خريد تحويل امور مالي مي گردد .
نحوه خروج جنس از انبار
همچنين در اين شركت براي خروج جنس از انبار ، ابتدا تكميل فرم درخواست كالا توسط واحد متقاضي جنس صورت مي گيرد و در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر مي گردد و پس از تكميل و تأئيد حواله مربوطه جنس مذكور به تعداد ( يا مقدار ) حواله شده از انبار خارج مي گردد . در صورت لزوم برگ خروج از انبار نيز توسط انباردار يا مسئول انبار صادر مي گردد .
فرمهاي مورد استفاده در انبارهاي شركت ساختماني تيراژ
1- حواله : جهت خروج كالا از انبار مجوزي بنام حواله صادر مي گردد . حواله انبار شامل : رديف ، كد كالا ، شرح جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ ميباشد كه در سه نسخه تنظيم مي گردد . نسخه اول براي حسابداري ، نسخه دوم براي انبار و نسخه سوم براي تحويل گيرنده ميباشد ، همچنين حواله انبار داراي كد انبار ، شماره سريال حواله ، نام واحد درخواست كننده و تاريخ ميباشد كه توسط رئيس اداره انبارها (مسئول ابنارها ) و انباردار و تحويل گيرنده امضاء مي گردد . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
2- رسيد : جهت ورود كالا به انبار مجوزي بنام رسيد انبار صادر مي گردد ، قسمتهاي اصلي رسيد انبار عبارتند از : رديف ، كد جنس ، نام جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ ميباشد كه در سه نسخه تنظيم مي گردد ، نسخه اول براي حسابداري ، نسخه دوم براي انبار و نسخه سوم هم براي تحويل دهنده جنس ( واحد تداركات ) است . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
3- برگشت رسيد : گاهي اوقات اتفاق كه كالايي در اثر عوامل مختلف بايد به فروشنده و يا سازنده آن عودت گردد ، در اين صورت كالاي رسيد شده در انبار را بايد برگشت رسيد كرد ، و يا به عبارتي با عودت آن به فروشنده يا سازنده آن ، برگشت از خريد تنظيم مي گردد اين سند شبيه حواله انبار ميباشد ، با اين تفاوت كه در آن علت برگشت نيز ذكر ميشود . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
4- فرم برگشت كالا : گاهي اتفاق مي افتد كه كالايي از انبار درخواست مي گردد اما پس از صدور حواله و خروج كالا ، اين كالا به انبار عودت مي شود . ثبت ورود كالا به انبار در سندي بنام برگشت كالا به انبار انجام مي شود . اين فرم شبيه رسيد انبار است ، با اين تفاوت كه در اين فرم علت برگشت كالا به انبار نيز قيد مي گردد . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
انبارگرداني
همانگونه كه ميدانيد موجودي مواد و كالا يكي از اقلام دارايي هاي جاري و همچنين يكي از مهمترين اقلام ترازنامه است ، در پايان هر دوره مالي جهت اثبات مقدار ( مبلغ ) واقعي
فهرست مطالب
عنوان | صفحه |
پيشگفتار | 1 |
فصل اول : كليات | |
تاريخچه شركت | 2 |
انبارها | 3 |
كدينگ | 3 |
نحوه ورود و خروج كالا از انبار | 3 |
فرمهاي مورد استفاده در انبارهاي شركت تجهيزات ايمني راهها | 4 |
انبارگرداني | 5 |
فصل دوم : شناسايي انبار | |
مقدمه | 7 |
هدف و اهميت انبارداري | 8 |
انبار و انواع آن | 10 |
انبارهاي سازمانهاي توليدي و صنعتي | 13 |
موجوديهاي انبار ( انواع انبار ) | 15 |
محل سازماني و تشكيلات داخل انبار | 19 |
مشخصات انباردار | 20 |
اهم وظايف انباردار | 21 |
رعايت اصول ايمني و حفاظت در انبار | 22 |
انبار اسقاط يا انبار لوازم فرسوده | 23 |
واحد كنترل انبار يا كنترل اقلام | 24 |
فصل سوم : طبقه بندي كالاها ، كدگذاري و تنظيم كالاها در انبار | |
طبقه بندي كالاها | 25 |
محاسن طبقه بندي كالاها | 25 |
خصوصيات طبقه بندي صحيح | 26 |
مباني طبقه بندي كالاها | 26 |
كدگذاري كالاها | 27 |
ضرورت و شرايط كدگذاري | 28 |
خصوصيات يك نظام كدگذاري صحيح | 29 |
علل استفاده از نظام كدگذاري | 29 |
روشهاي كدگذاري | 32 |
كدگذاري بر اساس طبقه بندي كالاها | 33 |
كد ميله اي ( خط نما ) | 33 |
استقرار كالاها در انبار | 35 |
چيدن و استقرار كالاها در انبار | 35 |
استفاده از حداكثر فضاي انبار | 36 |
وسايل كار در انبار | 38 |
نظامهاي خروج كالا از انبار | 38 |
روشهاي انباركردن كالا | 40 |
فصل چهارم : نظام نظارت بر انبار | |
وسايل و ابزار نظارت بر عمليات انبار | 44 |
دفاتر انبار | 44 |
كارت انبار | 44 |
كاردكس حسابداري | 47 |
مهمترين كارتهاي انبار | 48 |
طراحي نظام اطلاعاتي براي انبار | 53 |
نتايج حاصل از استقرار نظام صحيح اطلاعاتي انبار | 54 |
وظايف اطلاعاتي انباردار | 55 |
طراحي فرمهاي انبار | 55 |
نمودار حركت فرمها | 56 |
تعريف فرم | 57 |
فرمهاي مورد نياز انبار | 58 |
گردش عمليات در سيستم تداركات | 59 |
دريافت و صدور كالاها | 61 |
روشهاي اجراي كار در انبار | 62 |
عمليات حسابداري خريد و انبار | 64 |
روشهاي درخواست و دريافت كالا از انبار | 64 |
روشهاي صدور و درخواست خريد و ورود كالا به انبار | 66 |
روش برگشت كالا به انبار | 67 |
فصل پنجم : نظام نظارت بر موجودي | |
استقرار نظام نظارت بر موجودي جنسي در سازمان | 68 |
هدف و فوايد نظارت بر موجودي | 68 |
اهميت و فوايد نظام نظارت بر موجودي | 69 |
دسته بندي كالاهاي مختلف | 70 |
ارزش يابي كالاها | 70 |
هزينه هاي مربوط به موجودي | 71 |
نظام موجودي صفر | 75 |
فصل ششم : شيوه هاي رياضي نظارت بر موجودي | |
شيوه هاي رياضي نظارت بر نظام موجودي | 77 |
عوامل مؤثر در تعيين موجودي | 80 |
انبارگرداني | 84 |
فصل هفتم : نحوه انبارگرداني در شركت تجهيزات ايمني راهها | |
مقدمه | 86 |
انبار | 86 |
تقسيم انبار | 86 |
سيستم انبار | 88 |
فرمهاي مورد استفاده در انبار | 88 |
نحوه ورود جنس به انبار | 90 |
نحوه خروج جنس از انبار | 90 |
نحوه نگهداري موجودي حساب كالا در انبار | 90 |
كدينگ ( شماره كالاهاي انبار ) | 91 |
حفاظت فيزيكي از انبار | 92 |
انبارگرداني | 92 |
جمع آوري برگه هاي شمارش | 92 |
ليستهاي مغايرت | 92 |
نحوه انبارگرداني | 93 |
منابع و مأخذ | |
پيوست |
کاراموزی سيستم انبار و خريد در شركت تجهيزات ايمني راهها