تحقیق صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پيشبرد اهداف آموزش عالي
صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پيشبرد اهداف آموزش عالي
قبل از پرداختن به مفاهيم «صف» و «ستاد» و تشريح موقعيت سازماني هر يك لازم است كه مفاهيم «قدرت» و «اختيار» تعريف شوند تا ضمن پي بردن به وجوه تمايز بين اين دو مفهوم، انواع قدرت نيز شناخته شوند.
قدرت و اختيار
قدرت را ميتوان توانايي اشخاص يا گروهها در اثر نهادن بر عقايد و ارزشهاي فكري اشخاص يا گروههاي ديگر، يا وادار كردن آنها به انجام اعمال خاص و يا بازداشتن آنها از انجام كاري تعريف كرد.
اختيار، بشتر اثر سازماني دارد و به قدرت و صلاحيت شغلي افراد مربوط ميشود. به اين ترتيب اختيار را ميتوان قدرتي شغلي تعريف كرد كه با استفاده از آن، شاغل (البته تا زماني كه در آن شغل انجام وظيفه مي‌كند)، ميتواند از طريق اعمال نظر در تصميم گيريها، در سرنوشت ديگران اثر بگذارد. بنابراين اختيار نيز نوعي قدرت است اما قدرتي كه پايگاه سازماني دارد يعني قدرتي است كه از شغل و موقع و مقام سازاني سرچشمه ميگيرد.
مفاهيم صف و ستاد
با وجود اهميتي كه روابط صف و ستاد در زندگي سازمان دارد هنوز برخي از مديران استنباط روشني از مفاهيم صف و ستاد ندارند و گاهي اين دو را با هم اشتباه مي‌كنند بنابراين لازم است كه اين دو مفهوم دقيقاً تعريف و شناخته شوند. بنا بر نظريه اي كه به طور وسيعي در مديريت پذيرفته شده است «صف» به واحدها يا نقش هايي اطلاق ميشود كه مستقيماً براي تأمين هدفهاي موسسه فعاليت مي‌كنند و در اين زمينه مسئوليت مستقيم دارد. در حالي كه «ستاد» به واحدها يا نقش هايي دلالت دارد كه مستقيماً در جهت تأمين هدفهاي موسسه فعاليت ندارند، لكن به واحدهاي صفي كمك مي‌كنند تا بتوانند به نحو موثري انجام وظيفه كنند و از عهده تأمين هدفهاي موسسه برآيند.
از مطالب فوق معلوم ميشود كه ساده ترين طريق تشخيص فعاليت هاي صفي و ستادي در هر سازمان، توجه به «مستقيم» يا «غيرمستقيم» بودن كمكي است كه اين فعاليت ها در تأمين هدفهاي كلي موسسه دارند.
به عبارت ديگر، فعاليت هاي صفي شامل فعاليت هايي هستند كه مستقيماً به تأمين هدفهاي كلي سازماني كمك مي‌كنند و فعاليت هاي ستادي آن گونه فعاليت هايي هستند كه به طور غيرمستقيم به تأمين هدفهاي كلي سازماني كمك مي‌كنند.
طريق ديگري كه براي تشخيص فعاليت هاي صفي و ستادي غالباً به كار مي شود، توجه به چگونگي صدور دستور و اجراي آن در خط فرماندهي است. مديران و مسئولين صف در خط فرماندهي قرار دارند و حق صدور دستوربه واحدها و مسئولين را دارند و مسئولين مادون ملزم به اجراي دستورهاي مافوق هستند. در حالي كه مديران و مسئولين ستاد در خط فرماندهي قرار ندارند و حق صدور دستور به واحدها و مسئولين صف، حتي به مسئولين رده هاي پايين سازماني را ندارند. واحدها و كارشناسان ستادي فقط ميتوانند به مديران صف نظر مشورتي بدهند و آنها را در انجام وظايف و مسئوليت هايشان ياري دهند. بديهي است چنانچه لازم باشد طرحها و نظريات واحدهاي ستادي توسط واحدهاي صف به مورد اجرا گذارده شود، در اين صورت واحدهاي ستادي سعي مي‌كنند ابتدا طرحها و ايده هاي موردنظر خود را به تصويب مقامات عالي سازمان برسانند و سپس مراتب را براي اجرا به واحدهاي صف ابلاغ كنند. در سازمانهاي نسبتاً كوچك كه كليه كاركنان زير نظر يك نفر انجام وظيفه مي‌كنند هر يك از آنان در خط فرماندهي قرار داشته و ملزم به اجراي دستورهاي مافوق هستند اين گونه سازمانها صرفا يك سازمان صف تلقي ميشوند.
راه ديگر براي تشخيص فعاليت هاي صفي و ستادي توجه به «ماهيت» فعاليت هاي مزبور است. فعاليت هاي صفي «ماهيت اجرايي» دارند و شامل وظايف، مسئوليت ها و كارهايي ميشود كه مستقيما در امر توليد (كالا يا خدمات) فعاليت دارند. در حالي كه فعاليت هاي ستادي جنبه اجرايي ندارند و «ماهيت آنها مشورتي و كمكي» است. فعاليت هاي ستادي ماهيتاً به صورت تحقيق برررسي، ارائه طرح، برنامه ريزي، سازماندهي، كارگزيني هماهنگي، نوآوري و كنترل به ظهور مي رسد.
هم چنين امور مالي، امور حقوقي، و امور مربوط به طراحي و اجراي سيستم هاي داده پردازي (سيستم هاي كامپيوتري) از جمله فعاليت هايي هستند كه ماهيت ستادي دارند.
مشاغل صفي از حيث «منشا قدرت» نيز مشاغل ستادي تفاوت دارند. مديران صف داراي اختيارات رسمي و قانوني هستند و ميتوانند براي ديگران تكليف تعيين كنند. اين مديران هم چنين به سبب روابط مبتني بر سلسله مراتب رئيس و مرئوسي، تا حد قابل توجهي از قدرت پاداش و قدرت تنبيه نيز برخوردارند. در حالي كه مديران و كارشناسان ستادي از اختيارات رسمي و قدرت قانوني كه به موجب آن بتوانند براي ديگران تكليف تعيين كنند برخوردار نيستند و انتظار نمي رود كه قدرت پاداش و تنبيه نيز داشته باشند و در مقابل آنها از قدرت تخصص بهره مندند
انواع ستاد
ستاد را ميتوان از يك نظر بر دو نوع «ستاد شخصي» و «ستاد تخصصي» تقسيم كرد. «ستاد شخصي» مستقيما به مدير مربوط گزارش مي‌كند و او را در انجام وظايف و مسئوليت‌هايش ياري ميدهد. در اين مورد، مدير عليرغم كمكي كه از جانب ستاد شخصي خود دريافت مي‌كند نسبت به انجام وظايف و مسئوليت هاي محوله مسئول است. «ستاد تخصصي» همان طور كه از نام آن پيداست، عهده دار كارهاي تخصصي است كه به داشتن مهارتها و دانش نياز دارد كه مديران صف غالباً فايد آن هستند. از آن جايي كه عمليات «ستاد تخصصي» را معمولاً نمي توان به واحدهاي صف محول كرد، بنابراين اين گونه فعاليت ها بدون دخالت دادن مديران صف، به صورت كامل به واحدهاي ستادي واگذار ميشوند و به اين ترتيب «ستاد تخصصي» مسئول انجام آنها ميشود. «ستاد شخصي» خدمات وسيع و گسترده اي را انجام مي دهد، ولي اين خدمات منحصراً به يك فرد يا يك اداره ارائه ميشود. از سوي ديگر «ستاد تخصصي» معمولاً خدمات خود را به يك زمينه تخصصي معين محدود مي كند، اما اين خدمات را به طور وسيع و گسترده اي در اختيار همگان قرار ميدهد و به كليه واحدهاي سازمان، خدمات و نظر مشورتي خود را ارائه مي‌كند.
ستاد را از نظر ديگر ميتوان به سه نوع ذيل تفكيك كرد:
- ستاد عمومي
- ستاد فني (ستاد تخصصي)
- ستاد هماهنگ كننده و ياري دهنده
ستاد عمومي
ستاد عمومي شامل كارشناساني ميشود كه عمدتاً روي برنامه ها و خط مشي هاي و طرح هاي كلي سازمان كار مي‌كنند. اين كارشناسان معمولاً از لحاظ سازمان به بالاترين مقاذم نزديكند ولي ممكن است وظايف ستاد عمومي در سطوح پايين تر سازماني نيز موجود باشد.
هم چنين ممكن است ستاد عمومي به صورت يك كميته يا يك اداره به وجود آيد.
ستاد فني (ستاد تخصصي)
تحقیق صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پيشبرد اهداف آموزش عالي