مقاله در مورد بودجه
مقدمه: در فرهنگ فارسی معادل « طلیعه اول هر چیزی» آمده است در اصطلاح نگارش عبارتست از سر آغاز و یا آنجچه در ابتدای هر نوشته آورده می شود بدون شک کلیه نامه ها به خصوص مکاتبات اداری باید مقدمه داشته باشد نویسنده در مقدمه ای کوتاه که درآغاز نامه عنوان می نماید ذهن خواننده را بر دریافت پیام خود آماده ساخته و از طرفی وی را در دست یابی به سوابق کمک می نماید در آئین نگارش آنچه مورد نظرات هدف از مقدمه است که باید در نیل به آن کوشش کرد در برخی از نامه ها که بسوق و سابقه می باشد، شماره تاریخ نامه قبلی می تواند به عنوان مقدمه مورد استفاده قرار گیرد زیرا از طریق آن خواننده و یا دریافت کننده نامه، سوابق قبلی را مورد مطالعه قرار داده و به سهولت نسبت به تهیه پاسخ لازم اقدام می نماید، که می توان در نامه های اداری سازمان از واژه هایی مانند: پاسخ نامه و یا پیرونامه و … استفاده کرد.
در مورد نامه هائی که ابتدا به ساکن تهیه و ارسال می گردد، لازم است که در مقدمه انگیزه و هدف از ارسال نامه تسریح شود. علت ارسال نامه ممکن است یک تکلیف قانونی باشد که دریافت کننده ملزم به اجرای آن است و یا یک ضرورت و لزوم اداری، در مورد اول سپس از ذکر عنوان قانون و شماره ماده اصل آن در داخل علامت گیومه « …..» نوشته می شود. چنانچه بنابر ضرورت اداری لازم باشد که نام نوشته شود، دلائل کافی در توجیه مطلب در مقدمه بیان می شود.
پیام اصلی: منظور پیام اصلی ، همان چیزی است که نامه برای انتقال آن ارسال می گردد بنابراین با اهمیت ترین قسمت متن می باشد شایان ذکر است که موفقیت یا عدم موفقیت نگارنده نامه در گرو تنظیم و تدوین صحیح همین قسمت است. نامفهوم بودن پیام باعث ایجاد مکاتبات اضافی شده در نتیجه مقدار زیادی دقت و هزینه بدون دلیل مصرف می گردد. با توجه به این نامه یکی از مهمترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمان ها وادارات است ، شایسته است ک در نوشتن آن از لغات دور از ذهن و متروک و کنایه و استعاره های پیچیده استفاده نشود بهترین راه در نگارش اداری پرداختن به موضوعات اصلی و توضیحات لازم پیرامون آنهاست.
ج- اختنام مطلب و نتیجه: نامه های اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرند ولی آنچه در پایان نامه بیش تر به چشم می خورد نشان دهنده اهمیت آن و ترتیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام درخواست و ارسال پاسخ است از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه چه مثبت و چه منفی کاملا مشخص گردد. تفکیک ارکان متن نامه لزومی ندارد ولی رعایت ضمنی آن باعث می شود که نامه ای روشن، و با محتوائی مطلوب تهیه و ارائه گردد.
مرحله سوم: بررسی پیش نویس: بعد از آن که پیش نویس تهیه گردد لازم است قبل از ماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. در مورد پاسخ نامه ها می توان نامه واصله را پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که: پیش نویس تهیه شده کامل و بودن نقص بوده و به تمام درخواست های فرستنده نامه پاسخ گفته شده است یا خیر. چنانچه مطالب عنوان شده ناقص باشد باید اصلاحات لازم به عمل آید برای بازبینی پیش نویس، می توان از فهرست بررسی ( چک لیست) استفاده کرد و براساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی، سوالاتی مطرح می شود که سوالات مطروحه، بستگی به سلیقه نویسنده و یا موقعیت و خواسته سازمان دارد که قبلا باید تهیه شده و در جلوی دید تهیه کننده نامه باشد. بدین ترتیب ، تهیه کننده پیش نویس می تواند از طریق آن، مطالب نوشته شده را به طور دقیق مورد بررسی قرار دهد و در صورت لزوم اصلاحاتی در آن به عمل آورد.
شناسایی مقررات مکاتبات اداری:
نامه در لغت به معنی: نوشته ، کاغذ نوشته شده، کتاب و همچنین ورقه ای که روی آن مطالبی خطاب به کسی نویسند. نامه در اصطلاح عبارتست از مکاتباتی که با هدف معین و مشخص فی مابین اشخاص حقیقی و یا حقوقی و همچنین بین سازمان ها به منظور برقراری ارتباط مبادله می گردد. نامه اداری در تعریف عبارتست از کلیه مکاتباتی که در داخل اداره یا خارج از آن یا از سازمانی به سازمان دیگر، درباره انجام یافتن کارهای اداری مبادله می گردد. نامه های اداری نامیده می شود
با بیان دیگر: « هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج وزارتخانه سازمان یا موسسه مورد استفاده قرار می گیرد» اصطلاحا نامه اداری نامیده می شود.
مشخصات نامه های اداری:
نامه های اداری دارای مشخصات ویژه ای هستند که آن را از سایر نامه ها متمایز می سازد ویژگیهای که باعث مشخص شدن نامه های اداری می شوند عبارتند از: شماره، تاریخ، عنوان واحد گیرنده، عنوان واحد فرستنده ، موضوع و نام و عنوان امضاء کننده نامه و سرانجام امضای نامه به وسیله شخص صلاحیت دار فقدان هر یک از این موارد باعث خارج شدن نامه از جنبه اداری می گردد.
مقاله در مورد بودجه